Firmenfeier planen und organisieren

Eine Firmenfeier ist in jeder Hinsicht eine gute Sache, denn sie bietet die Gelegenheit, die Leistungen der Mitarbeiter in einem ansprechenden Rahmen zu würdigen. Außerdem sind hier ungezwungene Gespräche möglich, die wiederum positive Auswirkungen auf den Zusammenhalt der einzelnen Mitarbeiter und kompletten Teams innerhalb des Unternehmens haben.

Bei einer Firmenfeier können sich darüber hinaus die Mitarbeiter verschiedener Niederlassungen kennen lernen. Die Aufwendungen einer Firmenfeier können Sie als Unternehmer beim Fiskus als Ausgaben geltend machen, sodass die von Ihnen zu tragende Steuerlast sinkt. Allerdings erfordert eine Firmenfeier eine umfassende Vorbereitung, für die wir einige Tipps für Sie aufbereitet haben.

Tipp 1: Beginnen Sie frühzeitig mit den Vorbereitungen!

Eine langfristige Festlegung des Termins einer Firmenfeier hat mehrere Vorteile. Einerseits geben Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, sich den Termin frühzeitig im Kalender zu reservieren. So können Sie mit einer hohen Teilnehmerzahl rechnen.

Hier ist es ratsam, sich die Teilnahme von den Mitarbeitern bestätigen zu lassen. So können Sie beispielsweise den Bedarf bei der Bestuhlung und beim Catering exakt einschätzen. Andererseits verbessern sich so Ihre Chancen, Ihre Wunschlocation für die Firmenfeier zu mieten.

Setzen Sie den Termin einer Firmenfeier kurzfristig fest und haben selbst keine geeigneten Räume, müssen Sie bei der Auswahl der Location häufig Kompromisse machen.

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(u.a. Firmenfeiern, Hochzeiten, Geburtstage usw.)

Tipp 2: Legen Sie Firmenfeiern möglichst auf einen Freitag!

In den meisten Unternehmen wird von Montag bis Freitag gearbeitet. Deshalb bietet sich der Freitag als Termin für die Firmenfeier regelrecht an, denn er bietet gegenüber allen anderen Wochentagen einige Vorteile:

• Ihre Mitarbeiter haben trotzdem das Wochenende für sich.
• Freitag endet die Arbeitszeit in vielen Firmen früher als von Montag bis Donnerstag.
• Pendler brauchen keine zusätzliche Anfahrt auf sich zu nehmen.
• Ihre Mitarbeiter werden bei der Arbeit durch die Folgen der Feier nicht beeinträchtigt.

Wenn Sie Ihre Firmenfeier auf einen Samstag legen, müssen Sie mit einigen Absagen rechnen, denn Samstag und Sonntag sind beispielsweise die bevorzugten Wochentage für Turniere, Wettkämpfe und Vereinsversammlungen.

Findet Ihre Firmenfeier an einem Sonntag statt, sollten Sie sich darauf einrichten, dass die Müdigkeit und/oder ein Kater die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter am Montag spürbar reduzieren.

Allgemein gilt, dass Sie mit dem Termin Ihrer Firmenfeier das Umfeld von gesetzlichen Feiertagen sowie die Zeiten meiden sollten, in denen üblicherweise die Konfirmationen und Jugendweihen stattfinden.

Tipp 3: Kosten sparen durch den Vergleich verschiedener Angebote!

Wie hoch die Kosten für Ihre Firmenfeier ausfallen, wird nicht nur durch Ihre Wünsche bestimmt. Heute gibt es verschiedene Möglichkeiten für die Abrechnung gastronomischer Leistungen. Das zeigt sich am Beispiel der Versorgung mit Speisen, wo folgende Varianten zur Auswahl stehen:

• individuelle Bestellungen à la carte
• mehrgängiges einheitliches Menü
• Buffet

Ein Buffet bietet für eine Firmenfeier Vorteile, denn hier haben die Gäste eine große Auswahl und Sie bezahlen dennoch einen pauschalen Preis. Legen Sie ein mehrgängiges Menü fest, riskieren Sie, dass einige Ihrer Gäste mäkeln könnten, weil sie eine bestimmte Sorte Fleisch oder Fisch ganz einfach nicht mögen.

Beim festgeschriebenen Menü können Sie bei den Dienstleistern für Catering vor Ort oder in den Gaststätten sowohl Preise pro Person als auch einen Pauschalpreis für die Komplettlieferung vereinbaren.

Beim Menü und beim Buffet können Sie die Kosten im Vorfeld planen, was bei individuellen Bestellungen à la carte nicht möglich ist.

Tipp 4: Buchen Sie Locations gleich mit Nebenleistungen!

Wenn Sie sich für Ihre Firmenfeier einfach nur einen Saal mieten, müssen Sie sich um einige Dinge selbst kümmern. Sie benötigen beispielsweise eine Security, denn nicht jeder Ihrer Mitarbeiter bleibt möglicherweise nach dem Genuss alkoholischer Getränke so friedlich wie bei der täglichen Arbeit in Ihrem Unternehmen.

Möchten Sie Ihren Gästen Unterhaltung bieten, wäre auch noch eine Band oder ein Diskjockey zu buchen. Dabei müssten Sie auch noch beachten, dass heute viele mobile Diskjockeys lediglich mit Mikrofon, Kopfhörer und Notebook anrücken, was die ergänzende Beschaffung von Beschallungstechnik notwendig macht.

Haben Sie viele Mitarbeiter mit kleinen Kindern? – Dann wäre es eine sehr nette Geste von Ihnen als Chef, wenn Sie für eine Betreuung der Sprösslinge während der Zeit der Firmenfeier sorgen. Bei größeren Eventzentren können diese Nebenleistungen oft gemeinsam mit den Räumen zum günstigen Pauschalpreis gebucht werden.

Tipp 5: Quartiere und Anreise für Gäste von außerhalb frühzeitig buchen!

Wenn Sie mehrere Niederlassungen haben, müssen Sie dafür Sorge tragen, dass auch die Mitarbeiter von außerhalb an Ihrer Firmenfeier teilnehmen können, wenn die von den Mitarbeitern dabei vereinnahmten Leistungen steuerfrei bleiben sollen.

Wenn Sie dabei Geld sparen möchten, sollten Sie Gruppentickets für die Anreise der Teams der externen Geschäftsstellen buchen. Alternativ käme natürlich auch die Buchung eines Reisebusses nebst Fahrer in Frage. Hier lohnen sich Preisvergleiche, wobei Sie auch größere Sportvereine kontaktieren sollten.

Diese senken die selbst aufzubringenden Kosten für ihren Fuhrpark oftmals dadurch, dass sie die Mannschaftsbusse samt Fahrer vermieten, wenn sie für die Sportler gerade nicht benötigt werden.

Auch bei den Unterkünften bietet sich Sparpotential, wenn dafür beispielsweise mehrere Ferienwohnungen in einer Anlage angemietet werden. Die Frage nach Mengenrabatten lohnt sich hier fast immer.

Tipp 6: Überreichen Sie Präsente nicht bei einer Firmenfeier!

Zwar wäre eine Firmenfeier die perfekte Gelegenheit für die Übergabe von Präsenten, aber diese Vorgehensweise könnte sich steuerlich nachteilig auswirken. Der Wert der im Rahmen einer Firmenfeier übergebene Präsente wird auf den Steuerfreibetrag von 110 Euro mit angerechnet (Bericht dazu: Weihnachtsfeier von der Steuer absetzen).

Übergeben Sie die Geschenke bei anderen Gelegenheiten, können Sie den vollen Freibetrag ausschöpfen, um Ihren Mitarbeitern einen Nachmittag oder Abend zu bieten, der allen Beteiligten noch lange in angenehmer Erinnerung bleiben wird.

Checkliste zur Vor- und Nachbereitung einer Firmenfeier

Hier eine kleine Checkliste, welche Punkte bei der Vor- und Nachbereitung einer Firmenfeier abgearbeitet werden müssen:

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